Kurz und bündig: Warum Kürzel im Fahrtenbuch zu Problemen führen können

Wer ein Fahrtenbuch führen will, muss sich an bestimmte Richtlinien halten. Trotzdem kommt es bei der Anerkennung beim FInanzamt immer wieder zu Streitigkeiten — beispielsweise wegen unklarer Wortkürzungen von Namen oder Ortsangaben.

Ein Fahrtenbuch bringt viele steuerliche Vorteile mit sich, es ist jedoch zudem mit Aufwand verbunden. Das Finanzamt hat strenge Vorgaben dazu aufgestellt, was in einem Fahrtenbuch stehen muss. So sollte ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch zeitnah, lückenlos, mit der Angabe von Privatfahrten und in geschlossener Form geführt werden sowie sicher vor Manipulationen sein. Mehr zu diesen Kriterien können Sie hier lesen.
Trotz der klaren Vorgaben kommt es immer wieder zu Streitfällen bei der Anerkennung von Fahrtenbüchern bei den Finanzämtern. Ein Beispiel für diese Streitigkeiten ist die Verwendung von Abkürzungen bei Ortsangaben und Reisezielen im Fahrtenbuch.

Wann sind schriftliche Abkürzungen erlaubt?

Ein handschriftliches Fahrtenbuch zu führen, bedeutet im Alltag oft zusätzlichen Stress dabei ist es keine Seltenheit, wenn die Fahrten durch hektisches Gekritzel kaum noch lesbar sind. Umso verlockender ist es da, es mit der Ordnung und einigen Details nicht ganz so genau zu nehmen und lieber etwas abzukürzen. Insbesondere lange Adressen oder komplizierte Namen gehen schnell unter. Doch Vorsicht, das Finanzamt nimmt es genau.

Der Bundesfinanzhof legt fest, dass die Vollständigkeit und Richtigkeit von Fahrtenbüchern jederzeit objektiv nachprüfbar sein muss (u.a. BFH, Urteil v. 1.3.2012 VI R 33/10, BStBl II 20912, S. 505 oder BFH, Urteil v. 21.3.2013 VI R 31/10, BStBl II 2013, S. 700).

Das bedeutet:

1. Ortsangaben, Reiseziele und besuchte Kunden oder Geschäftspartner müssen konkret mit Namen und Adresse bezeichnet sein

2. Handschriftliche Abkürzungen für häufig wiederkehrende Namen sind nur dann möglich, wenn die Kürzel verständlich oder auf einem beigelegten Erläuterungsblatt genau erklärt sind.

3. Der besuchte Kunde oder Geschäftspartner ist unabhängig und der besuchte Ort (in Form einer gültigen Adresse) müssen separat aufgeführt werden. Nur eine der beiden Angaben reicht nicht aus.

4. Fahrer, Datum, Kilometerstand vor und nach der Fahrt, Fahrtzweck müssen zusätzlich eingetragen werden.

 

Weiterführende Informationen zu den grundlegenden Regeln das Fahrtenbuchs können Sie hier nachlesen.

Digitale Lösungen ersparen den Stress

Um Stress und Hektik durch das Fahrtenbuch führen zu vermeiden, lohnt es sich digitale Lösungen in Erwägung zu ziehen. Elektronische Fahrtenbücher zeichnen automatisch sämtliche Fahrten auf und der Nutzer muss im Nachhinein die Fahrt nur als Privat- oder Betriebsfahrt oder Arbeitsweg kategorisieren, sowie einige Angaben ergänzen. Diese manuelle Ergänzung kann innerhalb von sieben Tagen erfolgen. Doch Vorsicht: Nicht alle digitalen Fahrtenbücher sind finanzamtkonform. Die oben genannten Richtlinien für Fahrtenbücher müssen auch bei elektronischen Lösungen berücksichtigt werden. So müssen nachträgliche Änderungen beispielsweise in einer Änderungshistorie festgehalten werden, um manipulationssicher zu bleiben. Über die vielseitigen Formen und Möglichkeiten digitaler Fahrtenbücher können Sie sich hier weiter informieren.

 

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