Smarte Lösung? Das sollten Sie über Fahrtenbuch-Apps wissen

Neben ausgeklügelter Hardware, gibt es Fahrtenbücher auch ganz simpel als App. Doch kann man sich bei dieser verdächtig günstigen Variante auf angebliche Finanzamtkonformität verlassen?

Auf der Suche nach einem guten und günstigen Fahrtenbuch schnuppert man schon mal im AppStore nach einer treffenden Lösung. Bei Apps für ein paar Euro oder gar kostenlosen Angeboten ist die Versuchung groß. Doch wie funktioniert eine elektronische Fahrtenbuch-App, die komplett auf Hardware verzichtet und was reicht für die Anerkennung des Finanzamts? Denn App ist nicht gleich App: Verschiedene Anbieter verfügen über verschiedene Features und sind nicht in allen Fällen finanzamtkonform – auch, wenn das vom Anbieter vielleicht so kommuniziert wird.

Handschriftlich per Tastatur

Bei einigen Anbietern ist die Software auf das Wesentliche reduziert: Wie bei einem traditionell handschriftlichen Fahrtenbuch erfolgt die Eingabe von Start- und Zieladresse, Kilometeranzahl sowie Geschäftskontakt und Zweck der Fahrt manuell. Die Mehrheit der Anbieter nutzt allerdings zusätzlich die GPS-Funktion Ihres Smartphones, wie es auch manche Lösungen tun, die lediglich mit Bluetooth-Empfang vom OBD-Stecker zum Smartphone arbeiten. Gefahrene Kilometer werden auf diese Weise automatisch berechnet und Adressen vorgeschlagen. Natürlich praktisch, doch Vorsicht: Dem GPS- oder Bluetooth-Empfang Ihres Smartphones können Fehler unterlaufen, sodass sich Kilometerstand in der App und Ihrem Fahrzeug möglicherweise unterscheiden. Somit sollten Sie nach jeder Fahrt in der App sichergehen, ob die Fahrt wirklich korrekt erfasst wurde, um nachträglichen Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Der heikle Punkt ist nun, wie die App mit entstandenen Diskrepanzen umgeht. Jegliche Änderung muss dokumentiert sein, auch wenn Fahrten komplett gelöscht werden. Außerdem müssen alle Fahrten lückenlos aufgezeichnet werden, d.h. kein Kilometer darf undokumentiert bleiben. Der Grundsatz der Manipulationssicherheit darf unter keinen Umständen von der Software verletzt werden, sonst droht die Ablehnung des Finanzamtes. Seien Sie außerdem darauf gefasst, dass Ihnen das Finanzamt möglicherweise gar unterstellt, dass die GPS-Lokalisierung Ihres Smartphones als Informationsquelle unzureichend sei. Genau genommen, kann nämlich kaum nachgewiesen werden, dass der Standort Ihres Smartphones auch immer der Ihres Autos war.

Auch bei den Fahrtkategorien muss aufgepasst werden. Für das Finanzamt sind nur Dienstfahrt, Privatfahrt und Arbeitsweg relevant. Eine App sollte die Kategorisierung in diese drei Fahrten in jedem Fall zulassen. Bestenfalls sollte es zusätzlich die Option zur Mischfahrt geben, die sich aus diesen drei festgelegten Fahrtkategorien zusammensetzen kann. Weitere Kategorien verwirren den Nutzer nur und geben Fehlern die Möglichkeit, sich einzuschleichen. Dies wird wiederum das Finanzamt stutzig machen.

Cloud oder nicht Cloud: Wo landen Ihre Daten?

Wichtig ist zudem, wie Ihre eingegebenen Daten und somit Ihr Fahrtenbuch gespeichert werden. Sind Ihre Daten nur auf Ihrem Smartphone gespeichert, können Sie bei einem Schaden oder Diebstahl schnell komplett verloren gehen. Ihr Fahrtenbuch muss nach Gesetz – genauer gesagt den GoBD – mindestens 10 Jahre lang für das Finanzamt abrufbar sein und d.h. gespeichert werden. Achtung: Der bloße Ausdruck der durch die App erstellten Datensätze reicht nicht, denn die Daten müssen in ihrem originalen und damit digitalen Zustand verfügbar bleiben. Kurz: Die Daten müssen in einer maschinell auswertbaren Datei zur Hand sein. Wenigstens die Datenexporte – sei es als PDF- oder CSV-Datei – sollten Sie daher strengstens aufbewahren.

Werden Ihre Daten statt auf dem Smartphone in einer Cloud gespeichert, so sollten Sie außerdem auf Ihre Datensicherheit achten: Liegt ausreichend Verschlüsselung zum Schutz vor? Auch bei dieser Variante müssen Ihre Daten 10 Jahre lang verfügbar bleiben. Das heißt, Sie sollten überprüfen, wie lange Ihr Fahrtenbuch auf dem Server des Anbieters bleibt. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihr digitales Fahrtenbuch die Vorgaben des Fiskus erfüllt.

Eine Fahrtenbuch-App ohne Hardware kann somit eine kostengünstige Alternative bieten, ist allerdings nicht so verlässlich wie Fahrtenbücher mit Hardware. Je nachdem, ob Sie nur für sich selbst oder zur Versteuerung Ihres Firmenwagens Fahrtenbuch führen, sollten Sie daher überlegen, welcher Variante Sie vertrauen. Im Zweifelsfall sollten Sie unbedingt Ihren Steuerberater zurate ziehen, um unschöne Überraschungen zu vermeiden.

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