Safety first – Datenschutz bei digitalen Fahrtenbüchern

Mit der Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuchs entsteht automatisch eine Datenmenge, die gespeichert und aufbereitet wird – somit ist Datenschutz auch in der Fahrtenbuch-Branche ein wichtiges Thema, über das es sich zu informieren lohnt.

Die Erhebung und Aufbereitung von Daten ist für viele Produkte und Dienstleistungen essentiell, auch bei digitalen Fahrtenbüchern ist dies der Fall. Softwarehersteller und Serviceanbieter sollten sich aber keinen Freischein zur Erhebung von Informationen ausstellen, die zur Erfüllung ihrer Produktversprechen nicht benötigt werden. Der vertrauensvolle Umgang mit Kundendaten ist wichtig, denn niemand möchte gerne in einem gläsernen Dienstwagen sitzen. Informationen, die gar nicht erst gesammelt werden, können auch nicht in die falschen Hände geraten. Sinnvoll sind aus diesem Grund elektronische Fahrtenbücher, die mit einem Minimum an zu verarbeitenden Daten größtmöglichen Nutzen bewirken können. Hier erklären wir im Detail, wie Ihre persönlichen Informationen durch die entsprechende Technologie seitens des Herstellers vor fremdem Zugriff geschützt werden sollten.

Infografik zu Datenschutz bei digitalen Fahrtenbüchern.

GPS – nur auf Wunsch

Das Verwenden von GPS Koordinaten, also die genaue Positionsbestimmung eines Fahrzeugs, ist für ein elektronisches Fahrtenbuch nicht zwingend notwendig. Ein Vorteil eines Systems per GPS ist, dass Adressen nicht händisch in das Fahrtenbuch eingegeben werden müssen, sondern automatisch erkannt werden. So können Sie Zeit sparen. Dennoch ist es nicht immer vorteilhaft, wenn die automatische Positionserkennung ihres Autos eingeschaltet ist – schließlich soll eine Privatfahrt doch wirklich privat bleiben. Bei der Wahl eines elektronisches Fahrtenbuch ist es somit ratsam eine Variante zu wählen, die die Möglichkeit bietet ohne GPS zu fahren. Dennoch bleibt dann zu beachten, dass Sie in ihrem Fahrtenbuch zwar nicht angeben müssen wohin eine Privatfahrt geht, die anderen Eckdaten, wie der Kilometerstand, müssen jedoch trotzdem eingetragen werden. Nur so wird ein regelkonformes Fahrtenbuch gewährleistet.

Hohe Verschlüsselungsstandards

Es ist möglich, die von einem On-Board-Diagnose Fahrtenbuchstecker protokollierten Informationen anonymisiert an ein Rechenzentrum zu übermitteln. Dies sollte nach einem SSL-Verschlüsselungssystem erfolgen. SSL bedeutet so viel wie Secure Socket Layer und beschreibt verschiedene Transportschichten, die beim Datenaustausch zwischen zwei Rechnern durchlaufen werden. Jedes Datenpaket, welches eine App empfängt oder versendet, kann darüber hinaus mit dem HTTPS-Protokoll verschlüsselt und geschützt werden.

Kontinuierliches Back-Up

Die Gesetzeslage in Deutschland sieht vor, dass bestimmte Daten über einen konkret definierten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Konkrete Angaben darüber, welche Unterlagen wie lange aufgehoben werden müssen sind in der Abgabenordnung (AO) in § 147 zu finden. Wichtig für die Versteuerung des Firmenwagens ist hier, dass auch alles rund um das Fahrtenbuch und die Fahrtkostenerstattung 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Ein elektronisches Fahrtenbuch bietet die Möglichkeit, die relevanten Daten ohne das große Papierchaos zu speichern. Sie sollten dabei jedoch darauf achten, dass Ihre Daten sicher gespeichert werden. Ein Beispiel einer solchen Aufbewahrung von Daten wäre eine Cloud-Lösung, bei der die Verwaltung und Speicherung aller Kundendaten auf verschlüsselten Servern erfolgt. Das bedeutet, dass Fahrtenbuchdaten vor fremdem Zugriff durch Einhaltung höherer IT-Sicherheitsstandards geschützt sein sollten. Durch diese Cloud-Lösung (z.B. bei dem digitalen Fahrtenbuch von Vimcar), können Ihre Daten durch regelmäßige Speicherung in einem verschlüsselten Back-Up nicht verloren gehen. Praktisch daran ist zudem, dass Sie die Möglichkeit haben, Ihre Daten jederzeit anzusehen oder wiederherzustellen.

Bei einer Smartphone-App, die Ihre Daten nur lokal auf dem Smartphone speichert, besteht die Gefahr, dass sie durch einen Fehler gelöscht und somit nicht immer wiederhergestellt werden können. Somit könnten Sie Ihrer Aufbewahrungspflicht über 10 Jahre hinweg nicht mit Garantie nachgehen.

Wichtig bleibt jedoch das Recht auf Vergessen: Sollten Sie die Löschung Ihres Kundenkontos wünschen, muss eine endgültige Entfernung aller personenbezogenen Daten garantiert sein.

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