Die Tage sind gezählt: Die 7-Tage-Regel beim digitalen Fahrtenbuch

Einer der wichtigsten Punkte, die Sie beim Fahrtenbuchführen beachten müssen, ist die Manipulationssicherheit Ihres Fahrtenbuchs. Ein elektronisches Fahrtenbuch muss sich aus diesem Grund an die sogenannte 7-Tage-Regel halten.

Ein digitales Fahrtenbuch kann die Firmenwagenversteuerung erleichtern und die Nerven schonen. Allerdings gibt es auch bei dieser Variante Richtlinien, die eingehalten werden müssen. Eine wichtige Vorgabe ist zum Beispiel das zeitnahe Führen des Fahrtenbuchs. Bei der handschriftlichen Variante empfiehlt es sich, die relevanten Daten sofort nach der Fahrt einzutragen, da zu späte Nachträge konstruiert und damit beschönigt aussehen können. Dies würde evtl. zu einer Aberkennung des Fahrtenbuchs durch das Finanzamt führen.

Änderungen innerhalb von 7 Tagen

Bei elektronischen Fahrtenbüchern greift die 7-Tage-Regel. Dies bedeutet konkret, dass Fahrten, die automatisch aufgezeichnet wurden, innerhalb einer Frist von sieben Tagen kategorisiert und geändert werden dürfen. Sie können somit beispielsweise im Laufe einer Woche die Zuordnung als Privat- oder Betriebsfahrt, den Fahrtanlass, den Kundennamen oder auch Adressen eintragen bzw. korrigieren.

Doch Vorsicht: Jede Änderung muss als solche gekennzeichnet sein, sodass das Finanzamt jeden Schritt genau nachvollziehen kann. Die Kennzeichnung einer geänderten Eingabe sollte somit in einer Änderungshistorie — sowohl in der Fahrtenbuchsoftware als auch im Ausdruck für das Finanzamt — erkennbar sein.

Ein Beispiel:
Im Folgenden ist ein Beispiel aus dem Musterexport des digitalen Fahrtenbuchs der Vimcar GmbH abgebildet. In der unteren Zeile der tabellarischen Ansicht ist zu erkennen, dass der Fahrtanlass von „Anfahrt zum Hotel“ in „Verhandlung“ geändert wurde und zusätzlich der Name der Fahrerin, sowie Ort des Kundentermins und Name der Kundin eingefügt wurden. Der erste Eintrag wurde hier nicht gelöscht, sondern lediglich durchgestrichen. Der vorherige Eintrag ist immer noch lesbar. So bleibt das Fahrtenbuch lückenlos und das Finanzamt kann die Änderung ordnungsgemäß nachvollziehen.

Screenshot mit Beispiel einer Änderung im digitalen Fahrtenbuch

Es geht auch mit Erinnerungsstütze

Das Finanzamt nimmt Ihr Fahrtenbuch folglich sehr genau unter die Lupe. Es empfiehlt sich dementsprechend bei der Wahl eines digitalen Fahrtenbuchs darauf zu achten, ob und wie die 7-Tage-Regel eingehalten werden kann. Eine Reminder-Funktion (Email oder Push-Benachrichtigung), wie beispielsweise im digitalen Fahrtenbuch von Vimcar, kann dabei helfen, die Fahrten rechtzeitig als Privat-oder Dienstfahrt zu klassifizieren und alle relevanten Daten innerhalb der Frist einzutragen. Geschehen diese Schritte nicht rechtzeitig, wird die vergessene Fahrt zur Sicherheit immer als Privatfahrt gespeichert. Änderungen im Nachhinein sind unmöglich. Sie sparen dann zwar keine Steuern für diese einzelne Fahrt, das Fahrtenbuch als Gesamtpaket bleibt jedoch vor den Augen des Finanzamts gültig.

Digitale Fahrtenbücher können sich in ihren Ausführungen und Funktionsweisen stark unterscheiden — informieren Sie sich hier über die unterschiedlichen Lösungen.

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