Die Telematik-Box — das fest verbaute Fahrtenbuch

Telematik ist ein Begriff der im Bereich von digitalem Fahrtenbuch führen immer wieder auftaucht. Was Telematik bedeutet und wie eine Telematik-Box funktioniert, erklären wir Ihnen hier.

Der Begriff Telematik setzt sich aus den Wörtern Telekommunikation und Informatik zusammen. Im Prinzip bedeutet Telematik die Verknüpfung von mehreren Informationssystemen durch ein Telekommunikationssystem. Der Anwendungsbereich von Telematik ist vielseitig, besonders bekannt ist jedoch die Verwendung solcher Systeme im Auto. Hier wird die sogenannte „Telematik-Box“ oder auch “Black Box” für die Sammlung und Auswertung von Fahrdaten verwendet. Zu solchen Informationen können beispielsweise die Fahrweise, das Tempo, der Straßentyp oder die Uhrzeit der Fahrt zählen. Das Sammeln der Daten erfolgt während der Fahrt, weswegen die Telematik-Box in Ihrem Auto angebracht wird – beispielsweise am Armaturenbrett, dem Zigarettenanzünder oder der OBD-II-Schnittstelle.

Wen interessieren die Daten?


Die Fahrinformationen können für Versicherungen eine Rolle spielen – durch den Nachweis einer umsichtigen Fahrweise ist es für Sie möglich Versicherungsprämien zu sparen. Ein anderes Feld, in dem Telematik eine Hilfe darstellt, ist die Steuer. Fahren Sie einen Dienstwagen – und diesen überwiegend betrieblich, aber in Anteilen auch privat – kann sich ein Fahrtenbuch für Sie lohnen. Ein handschriftliches Fahrtenbuch ist oft mit Stress und Unsicherheit verbunden, deswegen stellen elektronische Varianten einen Lichtblick dar: Sie erleichtern das Erfassen und die richtige Zuordnung aller Fahrten, die Sie mit Ihrem Dienstwagen tätigen.

Die Telematik-Box als elektronisches Fahrtenbuch


Digitale Fahrtenbücher funktionieren mithilfe von Telematik. Eine Variante ist das Speichern relevanter Daten via einer Black Box. Die Telematik-Boxen funktionieren mit GPS-Technologie, also dem Global Positioning System, und meist in Kombination mit einer eingesteckten Chipkarte – ähnlich einer EC-Karte. Die Fahrt beginnt beim Einschalten der Zündung und wird nach circa 100 Metern auch gespeichert. Mithilfe des GPS werden Datum, Uhrzeit, der aktuelle Kilometerstand sowie die geografischen Daten bei Start und Stopp automatisch aufgezeichnet. Die Kategorisierung in eine Privatfahrt erfolgt über eine Einstellung, die Sie vor der Fahrt an der Telematik-Box aktivieren müssen – tun Sie dies nicht wird die Fahrt automatisch als Betriebsfahrt gespeichert. Der Unterschied in der Aufzeichnung ist hier, dass bei einer Privatfahrt ausschließlich das Datum und die gefahrenen Kilometer aufgezeichnet werden.

Vorsicht bei der Kategorisierung: Nachträgliche Änderungen sind schwierig und können im schlimmsten Fall ihr ganzes Fahrtenbuch ungültig machen, weshalb hier mit extremer Sorgfalt vorgegangen werden sollte. Die auf der Chipkarte gespeicherten Daten können mit einem Chipkartenleser ausgelesen und dann auf die Fahrtenbuchsoftware am PC übertragen werden. Das beschriebene Prinzip erfolgt ohne die Speicherung der Daten in einer Cloud, also einem externen Server. Der Nachteil an dieser Technik kann sein, dass die Daten regelmäßig ausgelesen und gespeichert werden müssen – vergessen Sie das oder kommt es zu einer Störung, die einen Verlust der Daten resultiert, kann das zu Problemen mit dem Finanzamt führen. Laut den GoBD,  den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, müssen nämlich relevante Steuerdaten bis zu 10 Jahren vom Fiskus abgerufen werden können.  

Während Telematik Boxen, die eine Vielzahl an verschiedenen Informationen erfassen, vor allem für Fuhrparks interessant sind, kann die Technik elektronischer Fahrtenbücher dennoch jedem nutzen, der den Privatanteil seiner Fahrten mit dem Firmenwagen versteuern muss. Eine alternative Lösung zur Telematik-Box ist beispielsweise die Kombination aus einem OBD-II-Stecker und einer Smartphone-App, beziehungsweise einer Webversion. Der OBD-Stecker kann ganz einfach selbst und ohne Einbaukosten im Auto angebracht werden. Lesen Sie hier mehr zu den unterschiedlichen digitalen Fahrtenbüchern und ihrer Funktionsweise.

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