Digitale Vielfalt: Elektronische Fahrtenbücher im Überblick

Mittlerweile sind elektronische Fahrtenbücher in vielen verschiedene Formen auf dem Markt zu finden – doch wo liegen die Unterschiede? Verschaffen Sie sich einen Überblick über die verschiedenen technischen Ausführungen.

Die Palette von elektronischen Fahrtenbüchern ist breit, vor allem in der Technik unterscheiden sich die einzelnen Varianten voneinander. Doch auch Ähnlichkeiten sind zu entdecken: Meist gibt es eine Hardware, die im Auto installiert wird und mit einer Software-Lösung zur Datenspeicherung, -aufbereitung und -übertragung verknüpft ist. Beispiele für eine solche Hardware sind der On-Board-Diagnose-Stecker (OBD-Stecker) oder die Telematik-Box (auch Black Box genannt).

Ausgetüftelte Technik

Während die im Fahrzeug gesammelten Daten bei den Lösungen einiger Anbieter noch per USB-Anschluss auf den PC übertragen werden können, sind vor allem elektronische Fahrtenbücher in Kombination mit einer Smartphone-App beliebt. Manche Fahrtenbücher funktionieren sogar ausschließlich über das Global Positioning System (GPS) des eigenen Smartphones– das heißt, die Daten werden lokal auf dem Smartphone gesammelt und können dort in der App des Anbieters ausgelesen werden. Der Nachteil dieser reinen GPS-Lösungen über das Smartphone ist jedoch, dass sie fehleranfällig sind. Ist beispielsweise das Datenvolumen des Mobiltelefons gering oder fällt der Empfang in einem Tunnel aus, so ist das Fahrtenbuch lückenhaft.
Beliebte technische Funktionsweisen sind aus diesem Grund OBD-basierende Techniken.

OBD-Lösungen sind Hardware-Lösungen, die aus einem Stecker bestehen, welcher in die Diagnose-Schnittstelle im Fußraum des Fahrers, an der auch Werkstätten die Fahrzeugdaten auslesen, eingesteckt wird. Die Stecker sind zur Datenübertragung meist mit einer SIM-Karte oder der Bluetooth-Funktion ausgestattet. Während bei einer Lösung mit Bluetooth das Smartphone zur Datenspeicherung während jeder Fahrt dabei sein und die entsprechende App des Anbieters geöffnet sein muss, können die Stecker, die mit SIM-Karte funktionieren, ohne Smartphone verwendet werden. Das ist möglich, weil die SIM-Karte im OBD-Stecker selbst GPS unterstützt ist und die Daten per Mobilfunk an ein Rechenzentrum geschickt werden. Diese können dann auf einer Smartphone-App oder in einer webbasierten Browser-Version am PC bearbeitet und ausgelesen werden. Fakt ist, dass ein elektronisches Fahrtenbuch mit OBD und SIM auch dann funktioniert, wenn das Smartphone einmal zu Hause vergessen wurde oder der Fahrer kein Smartphone besitzt. Auch ein kurzzeitiger Internetausfall ist kein Problem, dann wird solange ohne GPS aufgezeichnet. So bleibt das Fahrtenbuch lückenlos und damit auch finanzamtkonform.

Automatische Datenerfassung

Die meisten elektronischen Fahrtenbücher erfassen automatisch fast alle Daten, die für ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch relevant sind. Dazu gehören Datum, Uhrzeit, Start- und Zieladresse, der Kilometerstand vor der Fahrt und nach der Fahrt, sowie bei manchen Anbietern die zurückgelegte Strecke. Händisch vom Nutzer selbst eingetragen werden müssen lediglich nach einer Betriebsfahrt der Anlass der Fahrt und Angaben über die besuchte Person oder Firma. Auch Umwege oder Pausen müssen nachträglich als solche gekennzeichnet werden. Eine Privatfahrt muss nur als “privat” eingetragen werden – weitere Angaben sind nicht nötig. Weiterführende Informationen darüber was ein Fahrtenbuch enthalten und welche Vorgaben es erfüllen muss, um vom Finanzamt anerkannt zu werden, finden Sie auch hier.

Bei der Wahl eines elektronischen Fahrtenbuchs sollte dringend darauf geachtet werden, dass die Anerkennung des Datenexports durch das Finanzamt garantiert ist. Ein solcher Output kann beispielsweise ein manipulationssicherer PDF-Export sein. Excel-Dokumente sind dagegen nicht zulässig, denn sie können nachträglich verändert und verfälscht werden. Achten Sie deswegen auf die verschiedenen Partner, Zertifikate und Referenzen, die ein Anbieter in seiner Information angibt. Ein gutes Beispiel hierfür wären Expertenbewertungen/-meinungen durch Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.
Nach diesen wichtigen Unterschieden, die es bei elektronischen Fahrtenbüchern geben kann, gibt es natürlich auch kleine aber feine Unterschiede, die Ihnen die Fahrtenbuchführung erleichtern können.

Der Feinschliff

Neben lückenloser Funktionsweise und einem intuitiven Design ist es auch wichtig, dass das eigene Fahrtenbuch vor Fremdzugriffen geschützt ist. Eine Legitimation ist bei den meisten Anbietern durch einen individuellen Zugang möglich. Die Identifikationsmöglichkeiten können jedoch von einem Login mit einer Mailadresse oder einem Nutzernamen via die App, über einen individuellen PIN bis hin zu einem externen Chip reichen.
Einige elektronische Fahrtenbücher sind neben der Aufzeichnung von Fahrten auch mit anderen Zusatzfunktionen ausgestattet. Ein Beispiel wäre hier die Verwaltung mehrerer Fahrzeuge, die von mehreren Nutzern gefahren werden, gebündelt über eine App. Funktionen wie ein Fahrzeugfinder bei GPS oder auch die automatische Erkennung von häufig gefahrenen Strecken können Ihnen zusätzlich den Alltag erleichtern. Für Vielfahrer lohnt sich deswegen ein Blick auf solche Extras.

Vielfalt an Kaufmodellen

Die Kaufmodelle der verschiedenen elektronischen Fahrtenbücher variieren stark. Es gibt Mietmodelle, bei denen monatlich oder jährlich abgerechnet wird, Kaufoptionen mit Festpreis oder auch kostenlose Apps. Bei einigen Anbietern mit Kaufoption fallen zusätzlich laufende Kosten während der Nutzung an. Während manche elektronische Fahrtenbücher, wie beispielsweise der OBD-Stecker von Vimcar selbst im Auto angebracht werden können, müssen andere von Werkstätten oder dem Anbieter selbst montiert und installiert werden. Dies ist dann mit zusätzlichen Werkstattkosten verbunden.
Egal für welchen der zahlreichen Anbieter Sie sich entscheiden – wichtig bleibt die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Informieren Sie sich hier über die Kriterien, nach denen der Fiskus über die Gültigkeit eines Fahrtenbuchs entscheidet.

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