Was sollte ein elektronisches Fahrtenbuch können?

Mittlerweile gibt es eine Reihe verschiedener elektronischer Alternativen, die das Fahrtenbuchführen automatisieren und den Aufwand minimieren. Aber wie sieht so ein elektronisches Fahrtenbuch aus und was muss es können, damit das Finanzamt es nicht ablehnt?

Von eingebauter Telematikbox bis OBD-Stecker – rein technisch gesehen gibt es eine Vielzahl an Optionen, die alle ihre Vor- und Nachteile mit sich bringen. Grundsätzlich gelten dieselben Anforderungen wie an ein handschriftliches Fahrtenbuch, damit die Anerkennung des Finanzamtes gewährleistet werden kann. Neben den notwendigen Daten (Fahrtenbeginn und -ende, Fahrzeit etc.) sollten Sie darauf achten, dass die folgenden Faktoren erfüllt werden. – Und keine Sorge: Werden diese Kriterien vollständig erfüllt, sollte das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch eigentlich anerkennen. Scheitern könnte die Akzeptanz dann nur noch an fehlerhafter Führung. Sind Sie sich allerdings sicher, dass Sie Ihr Fahrtenbuch gesetzesgemäß geführt haben, und das Finanzamt es dennoch ablehnt, so sollten Sie eventuell einen Anwalt konsultieren. Hier finden Sie alle gesetzlichen Anforderung im Detail.

1. Ihr Fahrtenbuch muss manipulationssicher sein

Einer der Hauptfaktoren zur Akzeptanz Ihres elektronischen Fahrtenbuches ist die Unveränderbarkeit. Damit muss technisch gewährleistet sein, dass keine nachträglichen Veränderungen gemacht werden können – oder diese zumindest genauestens dokumentiert werden. Ändern Sie beispielsweise den Namen des besuchten Kunden, weil Sie ihn versehentlich falsch eingetragen haben, so muss der vorherige Eintrag noch im Dokument erkennbar sein. Das heißt, dass Änderungen in einer Historie mit Änderungsdatum und ursprünglichem Inhalt verzeichnet werden müssen. Ein mit Excel geführtes Fahrtenbuch zum Beispiel kann aus diesem Grund den Anspruch der Unveränderbarkeit nicht erfüllen und gilt damit nicht als ordnungsgemäßes elektronisches Fahrtenbuch. Seien Sie hier vorsichtig: Manche Fahrtenbuchanbieter berücksichtigen die Feinheiten verschiedener Gerichtsurteile nicht. Im Falle einer Prüfung könnte Ihr Fahrtenbuch damit schlimmstenfalls verworfen werden. Achten Sie daher am besten auf eine direkte Empfehlung von Steuerberatern.

2. Ihr Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden

Um sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt sind und nicht manipuliert wurden, wird vom Fiskus vorgegeben, dass Sie Ihr Fahrtenbuch zeitnah führen. Das heißt, dass Sie jede Fahrt innerhalb von maximal sieben Tagen nach Tätigung dokumentiert haben müssen. Bei einem elektronischen Fahrtenbuch wird dies von der Software unter anderem so umgesetzt, dass nach Ablauf einer Frist undokumentierte Fahrten automatisch als Privatfahrten kategorisiert werden. Achten Sie darauf, wie Ihr Anbieter mit der zeitnahen Führung umgeht. Kann diese nicht genau nachgewiesen werden – wie durch die oben genannte automatische Kategorisierung, – ist die Akzeptanz Ihres Fahrtenbuch gefährdet. Und Achtung: Falls Sie eine Fahrt nochmal bearbeiten wollen, muss auch dies innerhalb der 7-Tage-Frist geschehen.

3. Ihr Fahrtenbuch muss lückenlos und geschlossen sein

Anders als bei einem handschriftlichen Fahrtenbuch werden zum Beispiel mit der OBD-2-Lösung alle Daten automatisch für Sie aufgezeichnet. Die Lückenlosigkeit wäre in dem Fall automatisch gegeben, genauso wie die Anforderung an ein geschlossenes Fahrtenbuch. Damit soll vermieden werden, dass Firmenwagenfahrer lose Blätter einreichen – diese Sorge haben Sie bei einer digitalen Lösung grundsätzlich nicht, da hier alle Informationen in einem PDF-Export zusammengefasst werden. Bietet ein Anbieter dies nicht, sollten Sie vorsichtig sein: Auch wenn die Lösung vielleicht eher günstig ist, ist das Risiko in der Regel zu hoch, vom Finanzamt abgelehnt zu werden.

Welches elektronische Fahrtenbuch ist nun das richtige für Sie? Egal, für welche Lösung Sie sich schlussendlich entscheiden: Achten Sie darauf, dass Ihr Anbieter von einer Wirtschaftsprüfung zertifiziert wurde und halten Sie im Zweifel Rücksprache mit Ihrem Steuerberater. So können Sie sich vor bösen Überraschungen bewahren und sicher sein, dass Ihr Fahrtenbuch rechtssicher ist.

Lesen Sie hier weiter, um mehr die technischen Einzelheiten und Vorteile zu erfahren.

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