Was ist ein Fahrtenbuch? – Eine möglichst einfache Erklärung

Mit einem Fahrtenbuch werden die mit einem Kraftfahrzeug zurückgelegten Fahrtstrecken dokumentiert, was aus Gründen der betriebsinternen Abrechnung und der …



Rotes Fahrtenbuch mit StiftMit einem Fahrtenbuch werden die mit einem Kraftfahrzeug zurückgelegten Fahrtstrecken dokumentiert, was aus Gründen der betriebsinternen Abrechnung und der steuerlichen Geltendmachung gegenüber dem Finanzamt geschieht. Auch für behördliche Zwecke kann ein Fahrtenbuch nützlich sein, zum Beispiel für Zeugen oder Beteiligte eines Verkehrsunfalls. Adäquat zum Fahrtenbuch werden in der Seefahrt Logbücher, im Flugverkehr Flugbücher geführt.

Mindestanforderungen

Die im Fahrtenbuch dokumentierten Daten sind normiert. Der Mindeststandard enthält:

  • Datum der Fahrt, gegebenenfalls Uhrzeit bei Fahrtbeginn und -Ende
  • Start- und Zielort
  • Kilometerstand bei Fahrtantritt und -Ende
  • Entfernung in Kilometern
  • Zweck der Fahrt (dienstlich oder privat, eventuell mit genauer Beschreibung)

Mehr zu den Anforderungen des Finanzamts finden Sie unter Führung des Fahrtenbuchs.

Elektronische vs. manuelle Fahrtenbücher

Fahrtenbücher können auf Papier und elektronisch geführt werden. Kleine, handliche Fahrtenbücher für den manuellen Eintrag sind im Schreibwarenhandel (auch online) erhältlich und für einzelne Fahrzeuge von Selbstständigen bestens geeignet, sie werden vom Finanzamt akzeptiert.

In größeren Fuhrparks hat sich das elektronische Fahrtenbuch durchgesetzt, in welchem über GPS die Routen und Standorte der Fahrzeuge auch durch den Fuhrparkleiter nachzuvollziehen sind.

Fahrtenbuch aufgrund behördlicher Auflagen

Für Fahrtenbücher können behördliche Auflagen erteilt werden. Die bekannteste hiervon ist diejenige des Finanzamtes, mit der Selbstständige ihre Fahrten aus Gründen der steuerlichen Abrechnung dokumentieren. Es gibt jedoch auch polizeiliche Auflagen für Fahrtenbücher nach § 31a der Straßenverkehrszulassungsordnung. Nach schwerwiegenden Verstößen gegen die StVO kann einem Fahrzeughalter durch die Zulassungsbehörde die Auflage erteilt werden, für die von ihm gehaltenen Kraftfahrzeuge (oder eines der Kraftfahrzeuge) ein Fahrtenbuch zu führen, auch ohne dass dies dem Fahrer bekannt ist. Wenn der Halter nicht überwiegend der Fahrer ist, betrifft dies vorrangig Firmen mit einem Fuhrpark. Da die Firma in der Regel ohnehin Fahrtenbücher führt, kann die Behörde auch Einsicht in diese verlangen. Diese Auflage gilt für einen definierten Zeitraum, der auch „bis auf Weiteres“ bedeuten kann, und ist für jede Zuwiderhandlung mit einem Bußgeld von 50 Euro und einem Punkt im Flensburger Verkehrszentralregister behaftet.

Fahrtenbuch zur steuerlichen Abrechnung

Der wichtigste und am häufigsten zur Anwendung kommende Zweck des Fahrtenbuchs ist der einer betriebsinternen und steuerlichen Abrechnung. Für Firmen mit einem etwas größeren Fuhrpark leuchtet das ein, Selbstständige empfinden die Führung eines Fahrtenbuchs häufig als sehr unbequem, obgleich sie das nicht sein muss. Ein papiernes Fahrtenbuch wird einfach ins Handschuhfach gelegt, bei Fahrtantritt und -Ende werden die notwendigen Notizen gemacht (Ort, Kilometerstand), an Tagen mit absehbar rein privaten Fahrten wird das Buch zum Tagesbeginn und Tagesende geführt, also wenn es zum Samstageinkauf und dann noch zur Grillparty geht.

Vorteile des Fahrtenbuchs

Da aus steuerlicher Sicht die Privatnutzung eines betrieblichen Pkws entweder pauschal durch die 1%-Methode oder die Fahrtenbuchmethode ermittelt wird, bietet die Führung eines Fahrtenbuchs große Steuersparvorteile, denn es ist in jedem Fall genauer und räumt auch jegliche Zweifel aus. Die Pauschalwertmethode kann grundsätzlich nur angewendet werden, wenn das Fahrzeug überwiegend betrieblich genutzt wird (mind. 50%) und kann selbst dann zu einer unzutreffend hohen Eigenverbrauchsbesteuerung führen. Bereits der Nutzungsumfang des Pkw über 50% ist dem Finanzamt durch geeignete Aufzeichnungen glaubhaft zu machen. Zwar wird hier von der Finanzverwaltung nicht zwingend die Führung eines Fahrtenbuches verlangt, jedoch bietet sie – wenn auch nur für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten – eine gute Beweisgrundlage. Dennoch kann sich der Aufwand einer permanenten Fahrtenbuch-Führung lohnen, denn es kommt lediglich zu einer Besteuerung der tatsächlich durchgeführten Privatfahrten. Gerade für Fahrzeuge mit hohen Bruttolistenpreisen ist daher die Führung von Fahrtenbüchern dringend zu empfehlen.

Videotipp zum Artikel: „Was ist ein Fahrtenbuch“


Videotipp: „1% Regelung, Fahrtenbuch und Co“ von tremoniamedia
ein kleiner roter Pfeil der auf einen Link zeigt Lesen Sie auch Warum ein Fahrtenbuch? Gründe für den Einsatz eines Fahtenbuches.

In anderen Ländern gibt es auch Fahrtenbücher. Informationen über das Fahrtenbuch in Österreich finden Sie hier.