Privat oder betrieblich? – Die richtige Kategorisierung im Fahrtenbuch

Für ein gültiges Fahrtenbuch ist es wichtig, jede Fahrt als Betriebsfahrt, Arbeitsweg oder Privatfahrt zu kategorisieren. Damit bei der Erfassung der getätigten Fahrt nichts schief läuft, erfahren Sie hier welche Informationen Sie in Ihrem Fahrtenbuch einbinden müssen.

Falls Sie anfangen möchten, ein Fahrtenbuch zu führen, so stellt sich zuallererst die Frage der Fahrtenkategorisierung. Auf diesem Konzept ist ein Fahrtenbuch aufgebaut: Jede Fahrt, die Sie mit Ihrem Firmenwagen tätigen, muss einer Kategorie zugeordnet werden – Betriebsfahrt, Privatfahrt oder Arbeitsweg. Was genau sind aber die Grenzen dieser Kategorien und was passiert, wenn eine Fahrt nicht so klar einzuordnen ist?

Was ist eine Betriebsfahrt?

Betriebsfahrten sind alle getätigten Fahrten, die aus geschäftlichen Gründen stattfinden. Darunter fallen beispielsweise Fahrten, die den Fahrer aufgrund von Geschäftsabschlüssen oder Angebotsunterbreitungen zu Kunden oder Geschäftspartnern führen. Bei betrieblichen Fahrten ist es wichtig, die vom Fiskus geforderten Details vollständig anzugeben. Keine andere Fahrt erfordert so viele Angaben bei der Dokumentation. Neben dem Kilometerstand sowie der Start- und Zieladresse müssen Sie auch den getroffenen Geschäftspartner und Anlass des Besuches angeben.

Was ist der Arbeitsweg?

Generell stellt der Arbeitsweg die Strecke zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte dar, jedoch kann die Abrechnung sich von Berufsgruppe zu Berufsgruppe unterscheiden. Das heißt, dass Sie je nachdem, ob Sie selbstständig, freiberuflich, angestellt oder ohne erste Tätigkeitsstätte sind, Ihren genauen Einzelfall beachten sollten. Halten Sie hierzu einfach Rücksprache mit Ihrem Steuerberater, um die beste Lösung für Ihren persönlichen Fall zu finden. Anders als bei einer reinen Betriebsfahrt, genügt bei der Dokumentation des Arbeitsweges die Kilometeranzahl sowie zusätzlich Start- und Endpunkt der Fahrt. Sollten Sie aufgrund eines Staus oder einer Baustelle einen Umweg fahren müssen, vermerken Sie dies am besten auch in Ihrem Fahrtenbuch, damit die zusätzlichen Kilometer für das Finanzamt erklärt sind und kein Verdacht auf eine versteckte Privatfahrt entsteht.

Was ist eine Privatfahrt?

Alle getätigten Fahrten, die keinem dienstlichen Zweck zuzuordnen und die privater Natur sind, werden als Privatfahrten bezeichnet. Dazu zählen beispielsweise Fahrten zum Einkaufen, zu Freunden und Verwandten oder zum Sport. Für Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben, ohne Details zu Reiseweg und Reisezweck anzugeben.

Welche Ausnahme- und Sonderfällt gibt es?

Manchmal lässt sich nicht klar zuordnen, ob ein Weg aus privaten oder geschäftlichen Gründen zurückgelegt wird. Das gilt beispielsweise, wenn Sie auf dem Weg zur Arbeit die Kinder an der Schule absetzen. Oder aber auch, wenn Sie nach einem Kundentermin direkt nach Hause fahren, ohne vorher noch einmal im Büro vorbeizuschauen. In solchen Fällen können Sie die Fahrt als Mischfahrt kategorisieren. Mehr zu Mischfahrten finden Sie hier.

Die Kategorisierung von Privat- und Betriebsfahrten im Fahrtenbuch.

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2 Kommentare

  1. Hallo,
    Ihre zeichnerische Darstellung der unterschiedlichen Fahrten erscheint mir unvollständig. Wie sind zB die Fahrten von der Freizeit ins Büro und jene von der Freizeit zum Kunden zu katalogisieren? Für eine Antwort wäre ich dankbar!

    Mit freundlichem Gruß
    Bodo Heinz

    • fahrtenbuch.com Antworten

      Hallo Herr Heinz,
      das kann sich je nach Situation unterscheiden – beispielsweise ob Sie vom Arbeitsplatz in die Freizeit und von dort wieder zurück fahren oder ob dies am besagten Tag Ihre erste Fahrt ins Büro ist. Im Zweifelsfall kann Ihr Steuerberater Ihnen bei Ihrem Fall am besten weiterhelfen. Manche Fahrten können auch unter sogenannte Dreiecksfahrten fallen. Der Fahrtenbuchanbieter Vimcar setzt diese beispielsweise digital als Mischfahrten um: https://vimcar.de/blog/feature-mischfahrt/
      Viele Grüße, Ihr Team von fahrtenbuch.com

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