Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Methode?

Ganz gleich, ob neu oder gebraucht: Als Selbstständiger müssen Sie genau überlegen, ob Sie Ihr Auto zum Firmenwagen machen oder ob es Privatsache bleiben soll.

Kapitel 1: Ihr Auto – Privatsache oder Betriebsvermögen? Wie Sie die richtige Zuordnung wählen

Ganz gleich, ob neu oder gebraucht: Als Selbstständiger müssen Sie genau überlegen, ob Sie Ihr Auto zum Firmenwagen machen oder ob es Privatsache bleiben soll. Grundsätzlich gilt: Die Kosten für einen Firmenwagen können in der Gewinnermittlung angesetzt werden und unter Umständen Steuervorteile bringen. Die Firmenwagen-Frage stellen Sie sich daher am besten, bevor Sie ein Auto kaufen, leasen oder es vom privaten Bereich ins Betriebsvermögen einbringen.

Um in solch einem Fall eine fundierte Entscheidung zu treffen, zeichnen Sie alle Ihre Fahrten über drei Monate auf. Am Ergebnis sehen Sie, wie Sie Ihr Fahrzeug einstufen können. Stellt sich heraus, dass Sie Ihr Auto fast nur betrieblich nutzen, ist die Entscheidung klar: Geht mehr als die Hälfte der Fahrten zu Kunden, Lieferanten und Messen, gilt das Auto als notwendiges Betriebsvermögen.

Sind hingegen weniger als zehn Prozent Ihrer jährlichen Autofahrten betrieblich veranlasst, gehört das Fahrzeug zum notwendigen Privatvermögen. Die geschäftlichen Fahrten dürfen Sie dann steuerlich nur mit der Reisekostenpauschale geltend machen.

Wenn sich die betriebliche Nutzung zwischen zehn und 50 Prozent bewegt, dürfen Sie sich aussuchen, ob Ihr Auto zum Firmenwagen wird oder nicht. Inwieweit der Wechsel ins sogenannte gewillkürte Betriebsvermögen für Sie steuerlich günstig ist, hängt dabei von vielen Faktoren ab — etwa von der Höhe des betrieblichen Nutzungsanteils und damit von der Höhe der Ausgaben, die Sie steuerlich ansetzen können, aber auch davon, ob in nächster Zeit die Anschaffung eines neuen Wagens geplant ist. Der Wechsel ins Betriebsvermögen will gut überlegt sein, denn der Weg zurück ins Privatvermögen kann für Selbstständige teuer werden. Der Grund: Als Privatentnahme muss diese versteuert werden. Welche weiteren Konsequenzen der Wechsel hat, erklären wir unten.

Betriebs- oder Privatvermögen.

Kapitel 2: Die Steuer-Spielregeln auf einen Blick

Wer als Selbstständiger einen Firmenwagen fährt, kann zahlreiche Betriebsausgaben steuerlich geltend machen. Haben Sie das Auto gekauft, dürfen Sie die Anschaffungskosten über sechs Jahre verteilt in der Steuererklärung ansetzen. Ist der Wagen geleast, können Sie für gewöhnlich die jährlichen Leasing-Kosten geltend machen.


Von Autowäsche bis Zahnriemenwechsel

Zu den Betriebsausgaben zählen beispielsweise:

  • Tanken
  • Autoreparaturen (sofern es sich nicht um Nachrüstungen handelt
  • Ölwechsel
  • Autowäsche
  • Sommer- und Winterreifen
  • Parkgebühren
  • Maut
  • Zinsen für ein Finanzierunsdarlehen
  • Kfz-Versicherungen und -Steuern.
  • Ist der Firmenwagen geleast, können außerdem folgende Betriebsausgaben angesetzt werden:

  • Laufende Leasing-Zahlungen
  • Haftpflicht- und Kaskoversicherung
  • Kfz-Steuer
  • Full-Service-Leasingraten
  • Sonderzahlung zu Beginn des Vertrags
  • Gebühren für Zulassung oder Transport.
  • Dreimal aufgepasst

    → Gehört das Auto zum notwendigen Betriebsvermögen, können Sie – wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind – aus Rechnungen, die mit dem Auto zusammenhängen, die Vorsteuer bei der Umsatzsteuererklärung erfassen.

    → Das Knöllchen fürs Falschparken ist keine Betriebsausgabe. Und die Maut, die der Selbstständige auf einer privaten Fahrt in den Sommerurlaub bezahlt, ist ebenfalls nicht abzugsfähig.

    → Wenn Sie bilanzieren, müssen Sie die Sonderzahlung zu Beginn eines Leasingvertrags als Aufwand über die Vertragslaufzeit verteilen.

    Privat bleibt privat

    Die private Nutzung eines Firmenwagens müssen sich Selbstständige steuerlich anrechnen lassen, ebenso die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Dieser „Privatanteil“ wird bei Fahrzeugen, die not- wendiges Betriebsvermögen sind, entweder über die 1-Prozent-Methode oder mithilfe eines Fahrtenbuchs ermittelt.

    Alternative Kilometerpauschale

    Aber auch Unternehmer mit einem privaten Auto können ihre Geschäftsfahrten bei der Gewinnermittlung geltend machen. Dafür rechnen Sie entweder mit Ihren tatsächlichen Kilometerkosten oder nutzen die Kilometerpauschale für Dienstreisen.

    Zum Errechnen der tatsächlichen Kosten sammeln Sie die Belege aller Kosten, die im Laufe des Jahres für das Auto angefallen sind — etwa fürs Benzin oder die Versicherung. Die Gesamtsumme teilen Sie durch die gefahrenen Kilometer im Jahr. So erhalten Sie die Kosten für jeden Kilometer, den Sie mit der beruflich gefahrenen Strecke multiplizieren. Um sich den Dokumentationsaufwand und die spätere Auswertung zu erleichtern, können Sie diese Daten auch in einem Fahrtenbuch aufzeichnen.

    Wer auf das Sammeln von Belegen verzichten will, kann alternativ jeden gefahrenen Kilometer mit einer Pauschale mit folgenden Sätzen belegen:

    Pauschale pro Kilometer: Pkw 0,30 € Motorrad, Moped 0,20 €

    Wichtig: Reisen Sie mit Ihrem Firmenwagen — also mit dem Auto, das Bestandteil Ihres Betriebsvermögens ist –, dürfen Sie die pauschalen Kilometersätze nicht ansetzen. Denn in einem solchen Fall erfassen Sie bereits alle Kosten, die mit dem Auto zusammenhängen, in Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

    Kapitel 3: Lieber pauschal — Privatnutzung nach der 1-Prozent-Methode

    Mit dem Firmenwagen dürfen Sie selbstverständlich auch privat unterwegs sein. Das interessiert allerdings das Finanzamt, denn Ihre Firmenwagen-Kosten für Sprit oder Reparaturen haben Sie steuermindernd geltend gemacht. Aus diesem Grund müssen Sie jetzt umgekehrt Ihre privaten Fahrten versteuern. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten: Entweder Sie verwenden die pauschale Variante oder Sie führen ein Fahrtenbuch.

    Die 1-Prozent-Methode – was ist das eigentlich?

    Die pauschale Alternative ist besser bekannt als 1-Prozent-Methode. Sie heißt so, weil Selbstständige ein Prozent des inländischen Brutto- Neuwagen-Listenpreises monatlich als Einnahme für die private Kfz- Nutzung versteuern müssen. Die damit zusammenhängenden Betriebs- ausgaben sind nicht abzugsfähig und erhöhen den steuerlichen Gewinn.

    Der Brutto-Neuwagen-Listenpreis gilt unabhängig vom Fahrzeug, also auch für Gebrauchtwagen. Die Umsatzsteuer sowie Kosten für Sonderausstattungen ab Werk werden inklusive gerechnet.

    Tipp: Wenn Ihr Firmenwagen ein Elektro-fahrzeug ist, dürfen Sie den Listenpreis mindern. Dieser wird pauschal um die Kosten für das Batteriesystem gekürzt.

    Pauschale mit Einschränkungen

    Unternehmer dürfen die 1-Prozent- Methode aber nur dann nutzen, wenn der Firmenwagen zu mehr als 50 Prozent betrieblich gefahren wird, also zum notwendigen Betriebsvermögen gehört. Ist dies nicht der Fall, müssen sie Aufzeichnungen über ihre Fahrten führen.

    Mit der 1-Prozent-Methode sind nur die reinen Privatfahrten abgedeckt. Fahren Sie von Ihrer Wohnung aus mit dem Auto zur Arbeit, müssen Sie diesen Anteil zusätzlich ermitteln. Dafür werden 0,03 Prozent des Listenpreises pauschal mit den Kilometern der einfachen Strecke zum Betrieb multipliziert und auf das Jahr hochgerechnet. Diese Summe sind nicht abziehbare Betriebsausgaben und müssen dem Gewinn wieder hinzugerechnet werden.

    Aber: Für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb können Sie die Entfernungspauschale von 0,30 € pro Kilometer für die einfache Entfernung als Betriebsausgabe ansetzen. Ist der Listenpreis jedoch hoch und der Weg zur Arbeit weit, können die bereits genannten, nicht abziehbaren Betriebsausgaben weit über der Entfernungspauschale liegen. Dadurch erhöht sich der Gewinn erheblich — und damit die Steuerlast.

    Kaum Bürokratie, dafür steuerlich oft ungünstig

    Der Vorteil der 1-Prozent-Methode liegt auf der Hand: Sie müssen keine Aufzeichnungen in einem Fahrtenbuch führen. Allerdings bringt Sie die pauschale Variante unter Umständen um eine ordentliche Steuerersparnis, lässt sie die tatsächliche private Nutzung des Wagens doch unberührt.

    Kapitel 4: Das Fahrtenbuch — Kugelschreiber war gestern

    Neben der pauschalen 1-Prozent-Methode ist alternativ der Nachweis geschäftlicher Fahrten per Fahrtenbuch erlaubt. Viele scheuen allerdings den Aufwand, den das detaillierte Aufschreiben mit sich bringt. Dabei können die Aufzeichnungen zu einem enormen Steuersparvorteil führen — vor allem dann, wenn Sie Ihren Firmenwagen nur selten privat nutzen oder das Auto schon älter ist.

    Lohnt sich das Fahrtenbuch für Sie?

    Rechenbeispiel.

    Online-Rechner wie der von Vimcar helfen Ihnen dabei, Ihre Ersparnis beim Fahrtenbuch abzuschätzen:

    www.vimcar.de/firmenwagenrechner
    Achtung: Sie dürfen während eines Wirtschaftsjahres nicht zwischen der 1-Prozent-Methode und dem Fahrtenbuch hin und her wechseln. Das ist nur dann erlaubt, wenn zuvor ein neues Auto gekauft wurde. Die Finanzverwaltung will damit verhindern, dass Steuerpflichtige in Monaten mit hoher Privatnutzung die 1-Prozent-Methode und in anderen den Nachweis per Fahrtenbuch anwenden. Außerdem gilt: Ein Fahrtenbuch, das nicht während des ganzen Kalenderjahres geführt wird, ist nicht ordnungsgemäß.

    Wer die Fahrtenbuch-Methode anwenden möchte, stellt am Jahresende die eingetragenen Privatfahrten ins Verhältnis zur Gesamtfahrleistung. Daraus ermittelt er den Anteil, der auf die private Nutzung entfällt. Digitale Lösungen können dabei inzwischen einen Großteil der Arbeit für Sie übernehmen.

    Fahrtenbuch — aber bitte gründlich

    In einem Fahrtenbuch müssen Sie genaue und umfangreiche Angaben zu Ihren Fahrten machen. Das Finanzamt setzt hierfür strenge Maßstäbe: Neben Ihrem Kennzeichen und dem Kilometerstand am 1.1. und am 31.12. eines Jahres müssen Sie zwischen betrieblichen Autofahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sowie Privatfahrten unterscheiden. So erfüllt Ihr Fahrtenbuch die gesetzlichen Anforderungen:

    → Zeitnahes Führen:
    Machen Sie die Eintragungen zeitnah, tragen Sie also Ihre Fahrten sofort ins Fahrtenbuch ein — am besten nach jeder Fahrt, bevor Sie aus dem Auto aussteigen. Spätestens am Ende eines Tages sollten Sie die Kilometer aufschreiben.

    → Lückenlose Aufzeichnung:
    Die Aufzeichnungen müssen vollständig sein. Nennen Sie für beruflich veranlasste Fahrten das Datum, und Fahrtziel, den aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner und die Tätigkeit. Notieren Sie außerdem bei jeder Fahrt den Anfangs- und Endkilometerstand.

    → Angabe von Privatfahrten:
    Bei Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben. Bei Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb reicht ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch. Sollten Sie jedoch dienstliche Fahrten aus privaten Gründen unterbrechen, dokumentieren Sie dies.

    → Geschlossene Form:
    Ihr Fahrtenbuch muss in einem gebundenen Heft oder einer nicht veränderbaren Datei geführt werden. Eine Sammlung loser Zettel reicht hier nicht aus.

    → Manipulationssicherheit:
    Nachträgliche Änderungen müssen entweder technisch komplett ausgeschlossen oder klar als solche gekennzeichnet sein.

    Ein Fahrtenbuch auf Papier ist oft umständlich zu führen: Nach jeder Fahrt ein kleines Heft aus dem Handschuhfach zu nehmen und Zahlenkolonnen vom Tacho abzuschreiben, ist im vollgepackten Arbeitsalltag kaum noch jemandem zuzumuten. Darüber hinaus bergen Fahrtenbücher auf Papier viele Risiken — zum Beispiel, dass ein nachträglicher Eintrag das Fahrtenbuch ungültig macht. Oder wird dem Finanzamt ein Fahrtenbuch für das Jahr 2013 auf einem Vordruck präsentiert, den es nach Herstellerangaben erst im Jahr 2015 gab, genügt das dem Sachbearbeiter schon, um das Fahrtenbuch zu verwerfen.

    Kapitel 5: Elektronisches Fahrtenbuch: darauf sollten Sie achten

    Im vorherigen Post haben wir auf die vielfältigen Gründe hingewiesen, die zur Ablehnung handschriftlich geführter Fahrtenbücher führen.

    Besser läuft es mit elektronischen Fahrtenbüchern, etwa über fest verbaute Geräte oder Nachrüstlösungen, die einfach selbst installiert werden können. Manche Geräte stellen per GPS die jeweilige Position des Fahrzeugs fest und berechnen die zurückgelegte Strecke. Noch zuverlässiger ist die Ermittlung von Kilometerständen über das direkte Auslesen der Bordelektronik. Hier sammeln die Geräte zusätzlich weitere relevante Daten zu jeder Fahrt — wie Datum, Uhrzeit, Fahrtdauer und besuchte Adressen. Diese werden dann in einem Speicher oder auf einem Server gesichert. Weitere notwendige Angaben — etwa zu Art und Anlass der Fahrt — können sofort oder später erfasst und per App oder am Rechner vervollständigt werden.

    Aufgepasst: Wenn fehlende Informationen erst nach dem Auslesen der Daten eingetragen werden können, müssen Sie die Daten in kurzen Abständen übertragen — am besten mindestens einmal wöchentlich. Deutlich komfortabler sind Lösungen, bei denen die Daten automatisch aufgezeichnet und übertragen werden. Von einfachen GPS-Apps fürs Smartphone, an deren Aktivierung Sie bei jedem Fahrtbeginn denken müssen, ist abzuraten.

    Die Finanzverwaltung erkennt ein elektronisches Fahrtenbuch an, wenn sich hieraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem Fahrtenbuch auf Papier ergeben. Außerdem sollten Sie auf folgende Punkte achten:

    → Die Daten des elektronischen Fahrtenbuchs müssen zehn Jahre lang aufbewahrt und unverändert wieder lesbar gemacht werden können.

    → Kommt der Betriebsprüfer ins Haus, darf er auf elektronische Fahrtenbücher zugreifen. Aus diesem Grund müssen die Daten maschinell ausgewertet werden können.

    → Änderungen müssen sowohl in der Bildschirmanzeige als auch im Ausdruck klar gekennzeichnet sein.

    Welche Fahrt in welche Kategorie? Diese Infografk erklärt’s, los geht die Fahrt von “Zuhause” links oben:

    Fahrten-Kategorisierung.

    Kapitel 6: Das Kleingedruckte — Was Sie sonst noch über das Fahrtenbuch wissen sollten

    Bei einer Betriebsprüfung schauen die Mitarbeiter des Finanzamtes nicht nur auf das Fahrtenbuch, sondern auch auf andere Unterlagen — etwa Tankquittungen oder Kalendereinträge. Häufig werden auch Routenplaner herangezogen.

    Die Hitliste der Betriebsprüfer beim Fahrtenbuch:

    1) Der Prüfer stellt über längere Zeit ein einheitliches Schriftbild fest — die Aufzeichnungen wurden offenbar nicht zeitnah eingetragen.

    2) Die Kilometerstände im Fahrtenbuch und auf Werkstattrechnungen weichen voneinander ab oder die Orte auf der Tankquittung und im Fahrtenbuch sind nicht identisch. Die Folge: Der Prüfer bezweifelt die Ordnungsmäßigkeit.

    3) Das Fahrtenbuch wird nachträglich durch Einträge aus dem persönlichen Kalender ergänzt. Hier hat der Bundesfinanzhof geurteilt, dass dies den Mindestanforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht genügt. Urteil vom 01.03.2012, VI R 33/10

    4) Bei Umwegen wird das Finanzamt hellhörig, denn dahinter könnten sich Privatfahrten verstecken. Bei längeren Fahrten mit erheblicher Differenz sollten Sie daher vorsichtshalber den Grund für den Umweg nennen — also zum Beispiel „Stau“ oder „Baustelle auf Autobahn XY.“

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