Fahrtenbuch – Was ist das eigentlich?

Das Fahrtenbuch – ein Steuersparwerkzeug? Wenn Sie Ihren Firmenwagen auch privat nutzen, müssen Sie diesen versteuern. Kurz, knackig und vor allem verständlich, erklären wir Ihnen warum das Fahrtenbuch eine gute Methode sein kann und was es beinhalten muss.

Sind Sie Fahrer eines Dienstwagens, den Sie auch privat nutzen, so müssen Sie diese Privatnutzung auch versteuern. Grund dafür ist der sogenannte geldwerte Vorteil, den ein Dienstwagen bietet – und in diesem Sinne wie ein Gehaltszusatz behandelt wird. Ein Fahrtenbuch dient zur genauen Ermittlung eben dieser Firmenwagenversteuerung.
In einem Fahrtenbuch werden die mit einem Kraftfahrzeug zurückgelegten Fahrtstrecken genau dokumentiert. So kann auch festgehalten werden, welche Fahrt aus privatem und welche aus geschäftlichem Grund getätigt wurde, was bei der Firmenwagenversteuerung äußerst relevant ist.

Während betriebliche Fahrten und die damit verbundenen Betriebskosten steuerliche Begünstigungen mit sich ziehen, wird der Privatanteil der Fahrten im Gegenzug als geldwerter Vorteil angesetzt. Anders als die 1-Prozent-Methode, bei der Ihr Firmenwagen pauschal nach seinem Bruttolistenpreis versteuert wird, ist ein Fahrtenbuch der Nachweis über die tatsächlichen Kosten. Diese können zum Vorteil des Steuerzahlers in der Einkommenssteuererklärung auf den Kilometer genau angesetzt werden. Das Verhältnis von privaten und betrieblichen Kosten wird somit durch die regelmäßige und sorgfältige Führung eines Fahrtenbuchs genau ermittelt. Um Fehler zu vermeiden und einer Aberkennung beim Finanzamt aus dem Weg zu gehen, ist es wichtig, dass Sie sich vorab darüber informieren, wie ein Fahrtenbuch korrekt geführt werden muss.

Was muss ein Fahrtenbuch beinhalten?

Ein Fahrtenbuch sollte täglich – im Idealfall nach jeder Fahrt – geführt werden. Dies gilt für das gesamte Kalenderjahr. Dabei muss in einer entsprechenden Vorlage über folgende Aspekte Auskunft gegeben werden:

Einmalig:

  • Autokennzeichen
  • Kilometerstand am 01.01. und am 31.12.
  • Fahrer

Nach jeder Fahrt:

  • aktueller Fahrer, sofern das Fahrzeug von unterschiedlichen Fahrern genutzt wird
  • Datum der Fahrt
  • Zweck der Fahrt
  • Name und Anschrift des besuchten Kunden oder Geschäftspartner
  • Startadresse und Kilometerstand
  • Zieladresse und Kilometerstand
  • Ausnahmefall Umwege: bei Umwegen, die nicht konkret als Betriebsfahrt kategorisiert werden können, müssen diese genau gekennzeichnet werden (mehr Infos finden Sie hier)

Wichtig für die ordnungsgemäße Führung ist eine zeitnahe, lückenlose Aufzeichnung der Fahrten, inklusive Privatfahrten, die manipulationssicher ist und in geschlossener Form abgegeben wird. Eine detaillierte Liste der Anforderungen des Finanzamts finden Sie hier. Zur ganzheitlichen Ermittlung der Kosten müssen dem Finanzamt zusätzlich zum Fahrtenbuch alle Belege, die eventuelle Betriebskosten (beispielsweise Reparaturen oder Kosten aus Leasingverträgen) beinhalten, beigefügt werden.

Verschiedene Formen des Fahrtenbuchs

Zu den verschiedenen Formen des Fahrtenbuchs zählen in erster Linie die handgeschriebene und die elektronische Variante. Ein handgeschriebenes Fahrtenbuch kann viel organisatorischen Aufwand und ein besonderes Maß an Sorgfältigkeit bedeuten, weswegen auch mehr und mehr elektronische Fahrtenbücher genutzt werden. Bei der Wahl eines elektronischen Fahrtenbuchs sollte darauf geachtet werden, dass auch hier alle Kriterien erfüllt sind, um später auch vom Finanzamt anerkannt zu werden.

Wann lohnt sich ein Fahrtenbuch?

Vor allem wenn Sie Ihren Firmenwagen überwiegend betrieblich nutzen, sollten Sie ein Fahrtenbuch in Erwägung ziehen. Im Gegensatz zur pauschalen 1-Prozent-Methode ist das Fahrtenbuch ein gültiger Nachweis über die tatsächlichen Betriebskosten, die in der Einkommensteuer geltend gemacht werden können. Durch diese genaue Ermittlung können Steuern gespart werden – oftmals mehrere Tausend Euro. Wie hoch Ihre persönliche Steuerersparnis sein kann, lässt sich in wenigen Schritten ganz individuell mit dem Firmenwagenrechner berechnen.

Ein handschriftliches Fahrtenbuch muss sorgsam geführt werden, sodass alle Anforderungen des Finanzamts erfüllt werden. Ein elektronisches Fahrtenbuch hilft Ihnen dabei diese Richtlinien einzuhalten und stellt somit eine praktische Alternative dar, mit der Sie viel Zeit und Geld sparen können (mehr Infos zu digitalen Fahrtenbüchern finden Sie hier).

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