Privates und Berufliches vereinen – Fahrtenbuch für Arbeitnehmer

Arbeitnehmer können sich Kosten für Betriebsfahrten, die mit dem Privatauto getätigt werden, vollständig oder anteilig erstatten lassen. Das Fahrtenbuch hilft Ihnen dabei die Kostenaufteilung vor dem Arbeitgeber und dem Finanzamt darzulegen.


Ein Fahrtenbuch ist nicht nur dann sinnvoll, wenn Sie selbstständig tätig sind. Auch für Angestellte, die ihr Privatfahrzeug häufig für dienstliche Zwecke nutzen, kann das Fahrtenbuch als Beleg gegenüber dem Arbeitgeber und für die Geltendmachung von Werbungskosten vor dem Finanzamt ein lukratives Hilfsmittel sein. Gemeint ist also der betriebliche Gebrauch Ihres privaten Autos, nicht der eines Dienstwagens, der Ihnen von Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird.

Angestellte haben die Wahl zwischen verschiedenen Möglichkeiten, um betriebliche Fahrten und Arbeitswege steuerrechtlich geltend zu machen. Während bei der Erstattung per Kilometerpauschale das Risiko besteht, bares Geld einzubüßen, hilft Ihnen das Fahrtenbuch bei der Erfassung der tatsächlichen Kosten. Im Folgenden zeigen wir beispielhaft zwei Möglichkeiten, wie das Fahrtenbuch dabei hilft, sich Betriebsfahrten vollständig oder anteilig durch Arbeitgeber oder Finanzamt erstatten zu lassen. Zusätzlich wird ersichtlich in welchen Fällen das Fahrtenbuch lukrativ für die dienstliche Nutzung von Privatfahrzeugen ist.

Wie können die tatsächlich entstandenen Fahrtkosten erstattet werden?

Nutzen Sie Ihr Privatfahrzeug für dienstliche Fahrten, kann der Arbeitgeber Ihnen die entstandenen Aufwendungen steuerfrei erstatten. Dabei zu berücksichtigende Positionen sind Betriebskosten wie zum Beispiel Benzin-, Wartungs- und Reparaturkosten und zahlreiche andere, die Sie hier nachlesen können. Darüber hinaus ist der Aufwand für die Abnutzung Ihres Kfz, die so genannte Abschreibung, als Kostenposition zu berücksichtigen. Die Finanzbehörden gehen bei einem Neuwagen von einer gewöhnlichen Nutzungsdauer von sechs Jahren aus; bei Gebrauchtfahrzeugen ist diese entsprechend kürzer. Die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber ist jedoch nur dann möglich, wenn der Arbeitnehmer den Split der entstandenen Privat- und Betriebskosten anhand von entsprechenden Belegen nachweisen kann. Der einfachste und schnellste Weg dafür ist das Fahrtenbuch, denn es stellt eine solide Berechnungsgrundlage dar, nach der schließlich ein finanzieller Ausgleich durch den Arbeitgeber erfolgt.

Ein Praxisbeispiel:

Arbeitnehmer Meyer fährt im ganzen Kalenderjahr mit seinem privaten Fahrzeug 40.000 km. Davon sind 28.000 km betrieblich bedingt, die restlichen 12.000 km setzen sich aus Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte sowie Privatfahrten zusammen. Die Anschaffung des Neuwagens, dem eine Nutzungsdauer von sechs Jahren zugeschrieben wird, hat Herr Meyer 45.000,00 € gekostet. Seinem Arbeitgeber reicht er folgende Aufstellung der Gesamtkosten für das Fahrzeug ein:

  • Anschaffungskosten 45.000,00 Euro
    verteilt auf sechs Jahre = Abschreibung 7.500,00 Euro
  • Zinsen für Anschaffungskredit 800,00 Euro (jährlich anteilig zu ermitteln)
  • Kfz-Steuer 400,00 Euro
  • Kfz-Versicherung 800,00 Euro
  • Wartungskosten 1.400,00 Euro
  • Garagenmiete 600,00 Euro
  • Benzinkosten 5.000,00 Euro
  • Gesamtkosten p. a. 16.500,00 Euro

Teilt man die Gesamtkosten durch die Jahresfahrleistung, lässt sich ein Kilometersatz von 0,41 Euro ermitteln (16.500,00 Euro: 40.000 km). Durch diesen Nachweis kann der Arbeitgeber für die tatsächlich nachgewiesenen Kosten für das Fahrzeug bis zu 11.480,00 Euro (0,41 Euro x 28.000 km) steuerfrei für die betrieblichen Fahrten erstatten.

Was kann ich tun, wenn der Arbeitgeber nur den pauschalen Satz erstattet?

Sollte sich Ihr Arbeitgeber dafür entscheiden, die betrieblich gefahrenen Kilometer mit dem Pauschalsatz von 0,30 Euro pro Kilometer zu erstatten, können Sie die übersteigende Differenz im Rahmen Ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

Praxisbeispiel in Anlehnung an den vorherigen Fall:

Der Arbeitgeber erstattet die betrieblich gefahrenen Kilometer mit dem Pauschalsatz von 0,30 Euro je Kilometer (28.000 km x 0,30 Euro), sodass sich für Herrn Meyer nur eine Erstattung in Höhe von 8.400,00 Euro ergibt. Da die tatsächlichen Aufwendungen für die betrieblichen Fahrten aber mit 11.480,00 Euro deutlich über dem pauschal errechneten Betrag liegen, kann Arbeitnehmer Meyer die Differenz, die nicht vom Arbeitgeber erstattet worden ist, als Werbungskosten geltend machen. Es ergibt sich dabei folgender Betrag: 11.480,00 Euro ./. 8.400,00 Euro Erstattung des Arbeitgebers = 3.080,00 Euro für den Ansatz als Werbungskosten gem. § 9 EStG.
In diesem Fall muss der Arbeitnehmer die entstandenen Gesamtkosten für das Fahrzeug gegenüber dem Finanzamt glaubhaft machen und den tatsächlichen Split zwischen privaten und betrieblichen Fahrten beweisen – mit einem rechtssicher geführten Fahrtenbuch ist das kein Problem.

Wie nützlich ist das Fahrtenbuch im Werbungskostenfall?

Essentiell bei der Geltendmachung von Werbungskosten ist, dass zwischen Privat- und Firmenfahrten sauber getrennt wird. Das geht am besten mit einem gut geführten Fahrtenbuch, das die Glaubhaftmachung der entstandenen Aufwendungen für Sie nachhaltig erleichtert. Egal für welche Variante Sie sich entscheiden, bitte beachten Sie: Erstattet der Arbeitgeber die Kosten, dürfen diese natürlich nicht in der Steuererklärung aufgeführt werden.

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