Ordnung muss sein – Steuerdokumente richtig aufbewahren

Die GoBD — klingt fast wie OBD, heißt aber etwas ganz anderes. Nutzen Sie ein elektronisches Fahrtenbuch, so sollten Ihnen die GoBD ein Begriff sein. Erfüllt Ihr Anbieter diese Grundsätze nicht, so kann es noch Jahre später ein böses Erwachen für Sie geben. Doch was heißt GoBD eigentlich genau?

GoBD ist die Abkürzung für den etwas längeren Begriff Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Kurz heißt das: So müssen Sie elektronische Dateien aufbewahren. Das gilt besonders bei Ihrer Buchführung: Beispielsweise, wenn Sie einen Beleg für die Steuererklärung aufheben, unterliegt die Aufbewahrung dessen den GoBD.

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat das Schreiben im November 2014 aufgesetzt, um einheitliche und aktuelle Vorgaben für digitalisierte Finanzprozesse einzuführen. Demnach wird erklärt, welche Ansprüche der Fiskus an die Aufbewahrung von Belegen oder anderen wichtigen Dokumenten pflegt. Will das Finanzamt nämlich Ihre Angaben überprüfen, muss das über zehn Jahre hinweg noch möglich sein. Wenn Sie also einen Beleg in Ihrer Steuererklärung verwenden, dessen Original in elektronischer – nicht gedruckter – Form vorliegt, müssen Sie aufpassen, dass die Datei nicht verloren geht. Und nicht nur das: Es gilt weitere Grundsätze als die Belegsicherung zu beachten.

Diese Grundlagen haben auch Einfluss darauf, wie ein elektronisches Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt werden muss. Einige der Auflagen kennen Sie vielleicht bereits: Die Unveränderbarkeit der Daten bzw. zumindest die sorgfältige Protokollierung jeglicher Änderungen usw. beruhen allesamt auf den GoBD. Hier erfahren Sie nochmal genau, woher diese Auflagen eigentlich kommen:

1. Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit

Ihre Art der Buchführung muss für Außenstehende nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Wenn das Finanzamt Ihre Unterlagen prüft, so muss es innerhalb zumutbarer Zeit verstehen können, welche Aufzeichnungen Sie weshalb getätigt haben und welche Belege Sie dafür verwenden.

Gesprochen wird auch von der progressiven und retrograden Prüfbarkeit. Einfach formuliert heißt das, dass ein Sachbearbeiter des Finanzamtes seine Prüfung an Ihrem Beleg beginnen, über Ihre Grundbuchaufzeichnungen zu Ihren Konten sowie Gewinn- und Verlustrechnung fortschreiten und schließlich bei der Steuererklärung enden und dabei alle Angaben und Schritte nachvollziehen können sollte. Diese Vorgehensweise wäre progressiv, während die retrograde Prüfung bei der Steuererklärung beginnt und am Beleg endet.

Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit stützt sich dabei auf weitere Grundsätze, wie beispielsweise die Vollständigkeit, ohne welche kein voller Überblick über Ihre Angaben und Unternehmen möglich wäre.

2. Vollständigkeit

Die Vollständigkeit fällt wie auch die nachfolgenden Punkte unter die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung. Nach dem Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht müssen Sie Geschäftsvorfälle vollzählig und lückenlos angeben. Branchenspezifisch existieren hier allerdings Mindestaufzeichnungspflichten und besondere Regelungen der Zumutbarkeit. Geben Sie Einnahmen und Ausgaben an, so ist es mit den nackten Zahlen nicht getan. Zur Vollständigkeit gehören außerdem der Geschäftsinhalt sowie der Name des Vertragspartners.

Beim Fahrtenbuch äußern sich diese Anforderungen in der lückenlosen Aufzeichnung von Fahrten sowie der Angabe von Zweck und Kontaktperson bei Dienstfahrten. Es dürfen somit keine Fahrten sowie deren Beschreibungen je nach Kategorie in Ihrem Fahrtenbuch fehlen.

3. Richtigkeit

Dieser Grundsatz sollte selbsterklärend sein: Machen Sie alle Angaben gewissenhaft und wahrheitsgemäß. Verfälschen Sie keine Vorfälle und verwenden Sie korrekte Belege in Ihrer Steuererklärung. Genauso sollten Sie in Ihrem Fahrtenbuch nur wahrheitsgemäße Angaben machen – und beispielsweise keine Privatfahrten als Betriebsfahrten verstecken.

4. Zeitgerechtheit

Zwischen geschäftlichem Ereignis und Aufzeichnung soll ein “zeitlicher Zusammenhang” bestehen. Im Idealfall hieße das, dass unmittelbar nach einem Vorgang auch die Aufzeichnung stattfindet. Natürlich ist dies in der Realität nicht immer so machbar. Daher wird speziell im Fall Fahrtenbuch generell von einer Sieben-Tage-Frist nach Fahrtende gesprochen. Um auch die Nachvollziehbarkeit Ihres Fahrtenbuch zu gewähren, sollten Sie alle Angaben chronologisch tätigen. Unprotokollierte Änderungen sind außerhalb dieser Frist ebenso unzulässig wie Neueinträge.

5. Ordnung

Um die Nachvollziehbarkeit Ihrer Angaben zu gewähren, verlangt das Finanzamt ordentliche Führung. Das klingt zunächst nach einem Punkt, der offen für persönliche Interpretation ist. Dennoch gibt es einige konkrete Faktoren, die Sie erfüllen müssen.

Bei Ihrem Fahrtenbuch dürfen Sie beispielsweise keine lose Blättersammlung abgeben. Statt planloser Aufbewahrung gilt es hier sicherzustellen, dass die Dokumente übersichtlich sortiert sind und nicht aus der Sammlung entwendet werden können — das heißt bestenfalls zu einem Buch oder Heft gebunden sind.

6. Unveränderbarkeit

Das Prinzip der Unveränderbarkeit soll nicht zuletzt die Manipulationssicherheit des Dokuments garantieren. Genau heißt dies, dass absolut jede Änderung dokumentiert wird und der Originaltext lesbar bleiben muss. Bei Änderungen muss erkennbar sein, ob sie unmittelbar nach Eintragung des ursprünglichen Textes oder erst später erfolgten. Dies gelingt am besten mit Zeitangaben neben der jeweiligen Änderung. Von Löschungen ist abzusehen.

Die GoBD enthalten weitaus ausführlichere Feinheiten, welche allerdings das Fahrtenbuch allerdings nicht direkt betreffen. Die sechs beschriebenen Punkte sind Grundlage für die Akzeptanz des Finanzamtes für Ihr Fahrtenbuch. Halten Sie auch nur einen Punkt nicht ein, ist Ihr Fahrtenbuch gefährdet. Achten Sie daher bei elektronischen Fahrtenbüchern auf einen Anbieter, der alle Grundlagen genau erfüllt, Ihre Daten für mindestens zehn Jahre speichert und bestenfalls mit Steuerberatern kooperiert.

Mehr zu elektronischen Fahrtenbüchern und ihren Anforderungen finden Sie hier.

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Navigate