Achtung, verboten! — Alles über das private Nutzungsverbot

Das private Nutzungsverbot kann für Unternehmen eine erhebliche Steuerersparnis bedeuten. Doch das Finanzamt nimmt es genau. Erfahren Sie hier, was bei einem Verbot alles bedacht werden muss.

Auch für Unternehmen gilt: Die Privatnutzung jedes Poolfahrzeugs oder Firmenwagens muss versteuert werden. Neben den beiden klassischen Versteuerungsmethoden Fahrtenbuch und 1%-Regelung, kann ein Privatnutzungsverbot verlockend wirken. Kann nachgewiesen werden, dass ein Firmenwagen ausschließlich betrieblich genutzt wird, entsteht für den Arbeitnehmer nämlich kein geldwerter Vorteil. Dies bedeutet, dass die Firma sämtliche Pkw-Kosten in der Steuererklärung absetzen kann. Doch wie erfolgt ein privates Nutzungsverbot und ist es eine realistische Alternative?

Die Umsetzung des privaten Nutzungsverbots

Entscheiden Sie sich als Arbeitgeber dafür, ein privates Nutzungsverbot für die von Ihnen bereitgestellten Pool- und Firmenfahrzeuge festzulegen, dann muss diese Maßnahme schriftlich und klar im Arbeitsvertrag jedes Angestellten festgelegt werden. — Dies gilt auch für Führungskräfte. Eine mündliche Aussprache reicht in keinem Fall aus. Das private Nutzungsverbot muss so angelegt und festgehalten werden, dass das Finanzamt nicht den Verdacht erheben kann, dass das Verbot verletzt wurde oder verletzt werden kann. Besteht auch nur die kleinste Möglichkeit, dass ein Angestellter ein Firmenfahrzeug privat nutzen könnte, liefert das dem Fiskus den Grund, auf Basis von Erfahrungswerten, einen geldwerten Vorteil — und damit eine höhere Steuerlast für die Firma — anzunehmen.

Mit einem Absatz zum Nutzungsverbot im Arbeitsvertrag ist es daher also nicht getan. Der Arbeitgeber ist darüber hinaus verpflichtet, das Nutzungsverbot regelmäßig und angemessen zu überwachen und kontrollieren. Wird dies nicht zur Zufriedenstellung des Finanzamtes getan, geht es davon aus, dass eine Privatnutzung unerkannt möglich gewesen wäre. Allein diese Möglichkeit zur privaten Nutzung des Firmenwagens gilt als geldwerter Vorteil. Auf die tatsächliche Nutzung kommt es dann nicht an. Der Arbeitgeber sollte daher unbedingt Maßnahmen bilden, aus denen die rechtmäßige Überwachung des Verbots hervorgeht.

Fahrtenbuch als sichere Lösung

Wollen Sie auf der sicheren Seite sein und die oft teure pauschale Versteuerung der Firmenwagen per Ein-Prozent-Methode umgehen, dann empfiehlt sich ein Fahrtenbuch. Führen Ihre Mitarbeiter ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, geht daraus hervor, ob private Fahrten getätigt wurden oder nicht.  Allerdings müssen dazu die Mindestanforderungen des Finanzamts an ein Fahrtenbuch erfüllt werden. Lesen Sie hier die genauen Punkte, die Sie beachten müssen. Da handschriftliche Fahrtenbücher besonders bei Fahrzeugflotten mit viel Genauigkeit und Zeitaufwand einhergehen, bieten sich digitale Lösungen an. Elektronische Fahrtenbücher (z.B. das digitale Fahrtenbuch von Vimcar) vereinfachen den Prozess des Fahrtenbuchführens und liefern einen finanzamtkonformen Export als Nachweis.

Alternativen zum Fahrtenbuch

Entscheiden Sie sich gegen das Fahrtenbuchführen, bleiben Ihnen wenige andere Alternativen: Sie können beispielsweise eine Abgabe der Fahrzeugschlüssel am Abend verpflichtend veranlassen oder mit monatlichen Unterschriften bestätigen, dass keinerlei private Nutzung erfolgt ist. Grundsätzlich ist hier ein klar verzeichnetes privates Nutzungsverbot im Arbeitsvertrag jedes Mitarbeiters oder sogar beim Geschäftsführer ein Muss. Zudem ist es notwendig, dass Verstöße gegen das Verbot unterbunden und entsprechend bestraft werde — mit einer Abmahnung oder sogar einer Kündigung.

Doch lieber kein Verbot?

Werden diese genauen Bedingungen des Finanzamts eingehalten, so können Unternehmen mit einem privaten Nutzungsverbot einiges an Steuern sparen. Ist dies jedoch ein zu großer Aufwand oder die Privatnutzung der Fahrzeuge wird den Angestellten erlaubt, dann muss eine Entscheidung zwischen der Ein-Prozent-Methode oder einem Fahrtenbuch getroffen werden. Erfahren Sie hier welche Versteuerungsmethode sich wann lohnt.

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