Nichts verstecken: Mischfahrten und Umwege im Fahrtenbuch

Der Fiskus legt sehr viel Wert darauf, dass ein Fahrtenbuch gründlich geführt wird und untersucht ganz genau, ob sich Fehler eingeschlichen haben. Mit besonderer Aufmerksamkeit sollten Sie sich vor allem auch Umwegen und Mischfahrten widmen.

Eine der wichtigsten Vorgaben, die das Finanzamt an ein Fahrtenbuch stellt, ist die lückenlose Darstellung aller mit dem Firmenwagen getätigten Fahrten. Neben einer eindeutigen Betriebsfahrt, einer eindeutigen Privatfahrt oder dem Spezialfall Arbeitsweg kann es auch sogenannte Mischfahrten oder Umwege geben, die sich nicht immer vermeiden lassen.

Mit Umwegen ans Ziel

Stellen Sie sich vor, Sie möchten von Ihrem Betrieb aus zu einem Geschäftstermin mit einem Kunden fahren. Sie wählen in Ihrem Navigationssystem die kürzeste Strecke aus und fahren los – mitten auf der Fahrt geraten Sie in einen Stau. Die verkehrsgünstigste Variante ist nun einmal nicht immer die kürzeste, dennoch müssen Sie bei einem solchen Umweg um den Stau herum vorsichtig sein. Das Finanzamt kann Ihnen, wenn Sie die Umwegfahrten nicht richtig im Fahrtenbuch kennzeichnen, versteckte privat getätigte Fahrten unterstellen und das gesamte Fahrtenbuch als ungültig aberkennen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich immer korrekte Angaben zu machen und den Grund für den Umweg genau zu vermerken. Im oben genannten Beispiel würden Sie nun „Stau auf der A5 Richtung Karlsruhe“ als Grund für den Umweg auf der längeren aber staufreien Strecke angeben.

Manchmal ist es auch nicht ganz klar, ob es sich bei einer Fahrt um eine Privat- oder Betriebsfahrt handelt. Fahren Sie beispielsweise auf dem Weg zu einem Kundentermin noch schnell für eine private Erledigung bei der Post vorbei ist die Fahrt anteilig privat und betrieblich und somit eine Mischfahrt. Der Weg zur Post weicht von der kürzesten Strecke zum Standort des Kundens ab – er ist somit eigentlich eine Privatfahrt und als Umweg zu kennzeichnen. Mehr zur der richtigen Einordnung von Fahrten, die Sie mit Ihrem Firmenwagen tätigen, können Sie hier nachlesen.

Screenshot des Mischfahrt Features von Vimcar.

Hilfsmittel zur Sorgfalt

Wie Sie sehen muss ein Fahrtenbuch bis ins kleinste Detail richtig geführt werden, um beim Finanzamt anerkannt zu werden – und doch kann sich der Aufwand finanziell erheblich lohnen. Mit einem Fahrtenbuch können vor allem diejenigen, die ihren Firmenwagen überwiegend zu betrieblichen Zwecken aber auch anteilig privat nutzen, sparen. Bei der Steuerersparnis können Ihnen z.B. elektronische Fahrtenbücher helfen, denn Sie vereinfachen den Prozess des finanzamtkonformen Fahrtenbuchschreibens ebenso wie das Problem der Umwege und Mischfahrten kann effizient gelöst werden. Fahren Sie beispielsweises auf dem Weg zur ersten Tätigkeitsstätte noch Ihre Kinder zur Kita, können Sie bei einigen elektronischen Fahrtenbüchern den Privat- und Betriebsanteil der Fahrt auf die jeweiligen Kilometer aufteilen. Die kann dann so aussehen: Bei einer Gesamtstrecke von 20 km, bei denen 15 km der Arbeitsweg wären und 5 km der zusätzliche Weg zur Kita würden Sie in diesem Beispiel ganz einfach in einer entsprechenden Mischfahrt-Funktion (wie z.B. im digitalen Fahrtenbuch von Vimcar) 15 km als Arbeitsweg und 5 km als Privatfahrt kategorisieren. In der Gesamtübersicht werden die Fahrten dann entsprechend dem Privat- oder eben dem Betriebsanteil zugeordnet, sodass Ihre Statistik nicht verfälscht ist. Weitere Informationen zu elektronischen Fahrtenbüchern finden Sie hier.

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