Mitteilungsbedürftig: Das muss der Arbeitgeber dem Finanzamt preisgeben

Ihr Angestellter möchte seinen Firmenwagen nicht mehr über die 1%-Regelung versteuern, sondern Fahrtenbuch führen? Als Arbeitgeber sind auch Sie in diesem Fall an Pflichten gebunden – zum Beispiel bei den Fahrzeugkosten.

Wenn der Arbeitnehmer mit Firmenwagen sich entscheidet von der Ein-Prozent-Methode zum Fahrtenbuch zu wechseln, ändern sich auch einige Dinge für den Arbeitgeber. Die Ein-Prozent-Methode ist bürokratisch gesehen relativ unkompliziert: Keine Nachweise über private Nutzung müssen erbracht, keine Belege müssen gesammelt und keine Kilometerkosten müssen am Ende des Jahres berechnet werden. Einzig der Bruttolistenpreis und der Arbeitsweg sind relevant und notwendig, um den Firmenwagen nach der Ein-Prozent-Methode zu versteuern. Was ist dann jedoch der Vorteil der Fahrtenbuch-Versteuerung?

So wird die Steuerlast mit dem Fahrtenbuch berechnet

Wird Fahrtenbuch geführt, sieht die Sache auf den ersten Blick doch schon komplizierter aus. Der Bruttolistenpreis direkt ist nicht relevant, stattdessen wird aber mit der Abschreibung, den Fixkosten, Betriebskosten, Werkstatt, Versicherung usw. gerechnet. Die Abschreibung bezeichnet in diesem Fall die Anschaffungskosten des Fahrzeuges aufgeteilt auf sechs Jahre Nutzung, von denen in der Regel ausgegangen wird. Mit all diesen Parametern wird schließlich berechnet, wie viel es kostet, das Fahrzeug über einen Kilometer zu bewegen. Mithilfe des Fahrtenbuches kann anschließend ermittelt werden, wie hoch die Kosten der Privatnutzung – und damit der geldwerte Vorteil – sind. Über diese genaue Ermittlung der tatsächlichen Kosten, kann die Steuerersparnis größer ausfallen, als bei der 1%- Regelung. In diesem Sinne ist das Fahrtenbuch auch wesentlich präziser als die pauschale Methode. Sie als Arbeitgeber haben genau im Überblick wie hoch die Ausgaben und der Verschleiß des Fahrzeuges ist. Hier können Sie Ihre genaue Ersparnis berechnen.

Die Fahrzeugkosten müssen mitgeteilt werden

Will der Arbeitnehmer, dem der Firmenwagen zugeschrieben ist, nun von der Ein-Prozent-Methode zur Fahrtenbuchführung wechseln, müssen all jene relevanten Daten vorhanden sein. Als Arbeitgeber wären Sie daher verpflichtet, ihrem Mitarbeiter die kompletten Fahrzeugkosten mitzuteilen. Es kann aber auch der Fall sein, dass sich Ihr Angestellter finanziell mit einer Selbstbeteiligungspauschale an den anfallenden Fahrzeugkosten beteiligt. Hier gilt: Übernimmt der Arbeitnehmer Straßenbenutzungskosten wie Vignetten oder Mautgebühren, zählt dies als Zuwendung des geldwerten Vorteils. Dieser wird damit verringert. Informieren Sie sich also vorab, welche Variante für Sie am preisgünstigsten ist, oder inwiefern Sie Ihren Mitarbeitern mit Dienstwagen entgegenkommen kommen wollen.

Auch wenn die Fahrtenbuchmethode auf den ersten Blick aufwendig klingen mag – die mögliche Steuerersparnis bewegt sich oftmals im vierstelligen Bereich und lohnt sich auch für Sie als Arbeitgeber. Mehr über das Fahrtenbuch erfahren Sie hier.

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