Spesen – Das müssen Sie bei Reisekosten beachten

Befinden Sie sich auf Dienstreise oder halten Sie sich über längere Zeit dienstlich außerhalb Ihrer Tätigkeitsstätte auf, so können Sie die für Sie entstandenen Kosten absetzen oder steuerfrei von Ihrem Arbeitgeber erstatten lassen. Alles über Spesen und Pauschbeträge erfahren Sie hier.

Bei einer Dienstreise fallen viele verschiedene Kosten an: Fahrt, Verpflegung, Übernachtung, Nebenkosten usw. Diese können Sie mit Nachweis in der Regel mit dem tatsächlichen Betrag geltend machen und von Ihrem Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen. Haben Sie keinen Beleg, so greifen die sogenannten Pauschbeträge, die sich je nach Kostenart unterscheiden.

1. Die Fahrtkosten

Bei einer betrieblich oder beruflich getätigten Reise haben Sie Anspruch darauf, die anfallenden Fahrtkosten abzusetzen bzw. steuerfrei von Ihrem Arbeitgeber zurück erstatten zu lassen. Achten Sie darauf, dass die Handhabung der Kostenrückerstattung in Ihrem Arbeitsvertrag festgelegt ist. Je nach genutztem Verkehrsmittel gilt der tatsächliche Ticketpreis oder die Kilometerpauschale. Soll der volle Ticketpreis zurückerstattet werden, müssen Sie diesen in Form von Belegen nachweisen.

Im Falle der Kilometerpauschale beträgt der Pauschbetrag auf Geschäftsreisen für Hin- und Rückweg 0,30 Euro; bei dem Arbeitsweg handelt es sich um 0,30 Euro für den einfachen Weg. Lesen Sie hier mehr über die Kilometerpauschale. Legen Sie die Strecke nicht mit öffentlichen Verkehrsmitteln, sondern mit Ihrem Firmenwagen zurück, so können Sie die genaue Kilometerzahl einfach mit einem Fahrtenbuch dokumentieren.

2. Die Verpflegungskosten

Seit 2014 gibt es zwei verschiedene Verpflegungspauschalen zur Regelung von sogenannten Verpflegungsmehraufwendungen, das heißt Essensausgaben, die Sie auf Dienstreisen machen. Bei Dienstreisen im deutschen Inland wird zwischen eintägigen und mehrtägigen Reisen mit Übernachtung unterschieden.

Bei eintägigen Reisen müssen Sie sich für mehr als acht Stunden außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte befinden, um einen Pauschbetrag von 12 Euro nutzen zu können. Sollten Sie als Außendienstmitarbeiter über keine Tätigkeitsstätte verfügen, gilt jede berufliche Fahrt als Dienstreise. Halten Sie sich länger als acht Stunden am Stück außerhalb Ihres Homeoffice auf, gilt der Verpflegungsmehraufwand.

Bei mehrtägigen Reisen gilt der Betrag von 12 Euro, unabhängig von der tatsächlichen Stundenanzahl, ebenso für An- und Abreisetag. Für alle Tage dazwischen, an denen Sie sich volle 24 Stunden außerhalb Ihrer Tätigkeitsstätte befinden, gelten jeweils 24 Euro.

Im Ausland kommen je nach Land andere Pauschbeträge zur Geltung. Beachten Sie außerdem, dass sich der Pauschbetrag mindert, wenn durch den Arbeitgeber Mahlzeiten gestellt werden oder dieser Mahlzeiten stellen lässt.

3. Die Unterkunftskosten

Unterkunftskosten können neben der Verpflegung zusätzlich geltend gemacht werden. Hier werden in den meisten Fällen die tatsächlichen Kosten steuerfrei erstattet, ansonsten können im Inland pauschal 20 Euro steuerfrei pro Nacht angesetzt werden – beispielweise bei der Übernachtung bei einem Bekannten oder wenn kein Beleg vorhanden ist.

Sind Sie im Ausland unterwegs, so gelten je nach Land und Region verschiedene Pauschbeträge, die jährlich vom Bundesfinanzministerium aktualisiert werden. Als Beispiel: Der Pauschbetrag liegt pro Übernachtung in Paris bei 135 Euro, in Straßburg jedoch nur bei 89 Euro. Achtung: Unternehmer können keine Pauschbeträge anwenden, das Finanzamt akzeptiert in diesem Fall nur Belege mit Originalbetrag.

Buchen Sie eine Übernachtung mit Frühstück so mindert dies außerdem Ihre Verpflegungspauschale für den betroffenen Tag. Das Taxi zum Hotel und andere weitere Kosten können Sie außerdem als Reisenebenkosten steuerfrei erstatten lassen – vorausgesetzt Sie haben die notwendigen Belege zur Hand.

Bedenken Sie, dass es sich hierbei um Pauschbeträge handelt, also kein direkter Kostennachweis notwendig ist. Dennoch müssen Sie beweisen, dass Sie sich tatsächlich länger als 8 Stunden auf Dienstreise befunden haben. Das können Sie zum Beispiel ganz einfach mit der Führung eines Fahrtenbuches; mehr Informationen zum Fahrtenbuch finden Sie hier.

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